🛄Conceitos de Gestão

Aqui você verá um breve descritivo de cada conceito da Administração de Processos.

Compras

O que é um processo de compras?

São todas as atividades de aquisição de bens e serviços necessários para o funcionamento ideal da empresa. Esse processo começa com um pedido de compra vindo de qualquer outra equipe da empresa.

Principais sub-processos e controles

• Pedido de compra: é uma solicitação de aquisição de bens e serviços.

• Aprovação: análise e aprovação do pedido por uma liderança responsável.

• Ordem de compra: documento enviado à seleção de fornecedores para receber suas cotações.

• Assinatura do contrato ou aceite da proposta: documento assinado pelas partes que detalha as condições, quantidades, preços, prazos referentes à compra.

• Entrega do bem/serviço: conferir o recebimento e controle de qualidade da entrega.

• Verificação em 3 etapas: conferir todo o processo de compras para comprovar se não houve falhas. Você deverá verificar e comparar o pedido de compra com a fatura do fornecedor e com as cobranças que saíram do caixa da empresa.

• Fechamento: Após a verificação, o processo de compras é encerrado. Por fim, não esqueça de realizar a atualização e controle do estoque, além das devidas transferências para os setores da empresa.

Problemas de um processo inadequado

• Lentidão no processamento de pedidos: demora em todo o processo, causando atrasos.

• Insatisfação: alto índice de erros e necessidade de retrabalho.

• Má relação com fornecedores: a desorganização do processo de compras se reflete na demora para elaboração de contratos e pagamento dos fornecedores.

• Perda de vendas

Benefícios de um processo adequado

• Economia de tempo e dinheiro

• Redução de custos

• Evita gastos desnecessários

• Evitar erros

• Melhorar o controle orçamentário da empresa

• Evita a perda de produtos com validade.

• Permite ao gestor efetuar uma movimentação financeira mais produtiva.

• Permite que o gestor faça cotações diretamente pelo sistema e efetue compras melhores.

• Registros de compras enviadas a fornecedores. Permite que o gestor veja um relatório do histórico de preços que lhe foram cobrados e que confira os pedidos com a nota de entrega. Possibilitando melhores negociações e evitando transtornos no recebimento de mercadorias.

• Registros de entrada de compras de produtos.

Benefícios do Sistema:

O sistema permite que o gestor atualize os preços de venda de acordo com os reajustes das notas de compra enviadas automaticamente. Ganhando tempo e evitando margens muito pequenas ou prejuízos.

O módulo de compras dá uma visão clara do estoque para uma gestão mais fácil. Ele esclarece quais e quando produtos precisam ser comprados, com base em:

• Análise de giro: O sistema envia uma sugestão de compra ao gestor levando em conta quanto do produto foi vendido em determinado período de tempo e quanto precisa ser comprado para evitar a falta ou quantidade inferior ou superior à necessidade real de vendas da empresa naquele período.

• Análise de estoque mínimo: O gestor pode definir um estoque mínimo e fazer uma lista automaticamente dos produtos que estão abaixo do estoque mínimo.

• Análise de pedido: Sugestão de compra enviada ao gestor após o pedido de compra ser registrado no sistema para que possa ser feito o envio/produção.

Vendas

O que é um processo de vendas?

Um processo de vendas consiste em um modelo de regras, ações e atividades utilizados por todos os envolvidos da área comercial. Ele deve ser ensinável, escalável, mensurável e previsível. Com ele, espera-se um ganho de eficiência e produtividade, reduzindo a margem de erros na operação.

Principais sub-processos e controles

• Prospecção

• Gestão de Vendas

• Pós Vendas

• Metas e Orçamentos

• Comissionamento

Problemas de um processo inadequado

• Alto índice de retrabalho e baixa produtividade

• Falta de padrões organizacionais leva à dependência de talentos individuais

• Perda de vendas por falta de controle das solicitações e pedidos

• Falta de previsibilidade

Benefícios de um processo adequado

• Reduz erros na operação;

• Reduz o desperdício e perda de tempo;

• Aumenta a produtividade de vendas;

• Melhora a qualidade dos serviços prestados;

• Treina e desenvolve colaboradores;

• Define e controla processos;

• Vende mais e com maior qualidade

Faturamento

O que é um processo de estocagem?

O faturamento como um processo, também conhecido como billing, é a área de uma empresa responsável por gerar as cobranças aos clientes após o fechamento de um negócio, emitir os documentos fiscais e despacho dos transportes quando necessário. Em outras palavras, trata-se do processo de emitir notas fiscais a partir de uma venda.

Principais sub-processos e controles

• Faturamento

• Gestão Fiscal

• Gestão de cobranças (geração de controle)

• Emissão de notas fiscais

• Gestão de entregas

Problemas de um processo inadequado

• Falta de controle junto a expedição

• Excessos/falta de tributos

• Má gestão de transportes que pode ocasionar fretes mais caros ou não recebimento da mercadoria (ou recebimento com atrasos) por parte do cliente.

Benefícios de um processo adequado

• Otimização do espaço do estoque

• Custos com estoque reduzidos

• Prazos de entrega e produção, melhores atendidos.

• Maior clareza no controle de estoque

• Evita possíveis inconsistências, como faltas, excessos, avarias e furos.

Estocagem

O que é um processo de estocagem?

A estocagem é responsável pela organização, alocação e gerenciamento de materiais.

Principais sub-processos e controles

• Recebimento

• Conferência

• Estocagem

• Separação

• Embalagem

• Expedição

Problemas de um processo inadequado

• Falta de produtos no estoque

• Excessos

• Avarias

• Desconformidades

• Furtos

Benefícios de um processo adequado

• Otimização do espaço do estoque

• Custos com estoque reduzidos

• Prazos de entrega e produção, melhores atendidos.

• Maior clareza no controle de estoque

• Evita possíveis inconsistências, como faltas, excessos, avarias e furos.

Precificação

O que é um processo de precificação?

Precificação é o processo de definição de preços praticados pela sua empresa e quais políticas, segmentos e meios como define margem aplicada e critérios de preços para sua carteira de clientes.

Principais sub-processos e controles

• Custos da empresa

• Custos de produção/compra de bens e serviços

• Carga tributária

• Margem de descontos

• Cálculo do markup

• Definição do tipo de tabela de preços utilizada (por cliente, geral, por empresa, por região, categoria de cliente, dentre outros)

Problemas de um processo inadequado

• Prejuízos financeiros para o negócio

• Precificação incorreta de produtos ou serviços.

• Prejudica o caixa e o capital de giro

• Surgimento de riscos que podem levar à falência da empresa

Benefícios de um processo adequado

• Crescimento do lucro, pois o empresário pode fazer a definição estratégica dos seus produtos ou serviços;

• Facilidade para definir os limites de descontos, o que evita prejuízos resultantes da concessão equivocada;

• Evita o risco de vender pelo custo ou ter prejuízos.

Comissionamento

O que é um processo de comissionamento?

Comissão é um incentivo ao vendedor que, além de ajudar a alavancar as vendas, recebe uma recompensa por venda ou por meta.

Principais sub-processos e controles

• Acompanhamento das vendas

• Definição de percentual de comissão

• Criação de regras para comissionamento

• Cálculo da comissão de cada vendedor

• Definição de metas para o time de vendas e para a empresa

Problemas de um processo inadequado

• As comissões, se negligenciadas, afetam a projeção financeira planejada pela empresa.

• Vendas mal feitas e clientes insatisfeitos

• Alto índice de churn

Benefícios de um processo adequado

• Maior incentivo ao time de vendas

• Maior acompanhamento e projeção das vendas

• Crescimento do negócio com mais visibilidade e previsibilidade

Pagamentos

O que é um processo de pagamentos?

É o processo responsável por acompanhar os passivos e pagar as contas de uma empresa.

Principais sub-processos e controles

• Transferência para pagamento de fornecedores;

• Validação de contas bancárias;

• Envio de comprovantes de pagamentos;

• Emissão dos relatórios da rotina de contas a pagar;

• Folha de pagamento;

• Conferência de pedidos e notas fiscais;

• Elaboração de fluxo de caixa;

• Controle de disponibilidades financeiras no caixa e no banco;

Problemas de um processo inadequado

• Atraso de pagamentos

• Multas e juros de atraso

• Problemas judiciais

• Perda de credibilidade com fornecedores, clientes e colaboradores.

Benefícios de um processo adequado

• Reduzir ou eliminar gastos desnecessários

• Visão mais precisa das despesas

• Evita atrasos, multas e processos judiciais

Recebimento e Cobrança

O que é um processo de recebimento e cobrança?

É uma atividade gerenciada pela tesouraria da companhia. Por meio dela, entradas e saídas de dinheiro são controladas, uma tarefa que dá suporte ao fluxo de caixa.

Principais sub-processos e controles

• Verificação de todos os bens e serviços recebidos

• Verificação de todos os pagamentos efetuados

• Computar pagamentos e recebimentos no fluxo de caixa.

Problemas de um processo inadequado

• A falta de visão do negócio em termos financeiros.

• Grande risco de falência.

Benefícios de um processo adequado

• Permite o equilíbrio entre as despesas e as receitas.

• Auxilia nas grandes tomadas de decisão.

Caixas e Bancos

O que é um processo de caixas e bancos?

O fluxo de caixa é o controle das entradas e saídas, a conciliação bancária é a comparação do fluxo financeiro interno da sua empresa com o extrato bancário, tendo como objetivo encontrar e resolver a diferença entre eles, fazendo com que seu controle financeiro reflita a realidade.

Principais sub-processos e controles

• Fechamento de caixa

• Conciliação bancária

Problemas de um processo inadequado

• Divergência de valores do fluxo financeiro com a conta bancária

• Maiores riscos de erros de lançamentos e fraudes

Benefícios de um processo adequado

• Maior controle de todos os lançamentos da empresa e identificação de possíveis falhas e divergências nas finanças.

• Maior segurança e confiabilidade de dados.

• Garante a saúde financeira da empresa e assegura que não haverá nenhum susto inesperado

Produção

O que é um processo de produção?

É o processo responsável pelo desempenho de técnicas de gestão da produção de bens e serviços. Possui como principal finalidade desenvolver produtos e serviços a partir de matéria-prima.

Principais sub-processos e controles

• Compreender e desenvolver os objetivos estratégicos da produção;

• Criar produtos, serviços e processos de produção;

• Realizar planejamento e controle de produção;

• Proporcionar melhoria contínua do desempenho da produção;

• Gerar visão sistêmica do processo.

Problemas de um processo inadequado

• Ineficiência na produção, que acarreta em atrasos de produção

• Maiores custos com estoque e armazenagem

• Perda de matérias primas.

Benefícios de um processo adequado

• Garantir um alto índice de produtividade e menor índice de falhas e erros.

• Diminuição do custo de produção e aumento da lucratividade

Resumo

Todo negócio segue a mesma estrutura, ele precisa:

• Comprar produtos e serviços e fazer uma análise de giro.

• Vender em um ou mais canais de venda.

• Estocar produtos e fazer o controle de entrada, saída e devoluções. E caso tenha vários estoques, fazer a integração destes.

• Produzir, controlando a necessidade de produção, prazos e custos.

• Precificar os produtos e/ou serviços de acordo com todos os custos reais de cada canal de venda.

• Comissionar os vendedores de acordo com métricas pré-estabelecidas.

• Pagamentos de todos os custos da operação em dias, evitando multas por atraso.

• Receber e cobrar dos clientes, evitando inadimplência ou cobranças indevidas.

• Controle de Caixa e Bancos para tomar decisões de forma consciente.