🛄Conceitos de Gestão
Aqui você verá um breve descritivo de cada conceito da Administração de Processos.
Compras
O que é um processo de compras?
São todas as atividades de aquisição de bens e serviços necessários para o funcionamento ideal da empresa. Esse processo começa com um pedido de compra vindo de qualquer outra equipe da empresa.
Principais sub-processos e controles
Pedido de compra: é uma solicitação de aquisição de bens e serviços.
Aprovação: análise e aprovação do pedido por uma liderança responsável.
Ordem de compra: documento enviado à seleção de fornecedores para receber suas cotações.
Assinatura do contrato ou aceite da proposta: documento assinado pelas partes que detalha as condições, quantidades, preços, prazos referentes à compra.
Entrega do bem/serviço: conferir o recebimento e controle de qualidade da entrega.
Verificação em 3 etapas: conferir todo o processo de compras para comprovar se não houve falhas. Você deverá verificar e comparar o pedido de compra com a fatura do fornecedor e com as cobranças que saíram do caixa da empresa.
Fechamento: Após a verificação, o processo de compras é encerrado. Por fim, não esqueça de realizar a atualização e controle do estoque, além das devidas transferências para os setores da empresa.
Problemas de um processo inadequado
Lentidão no processamento de pedidos: demora em todo o processo, causando atrasos.
Insatisfação: alto índice de erros e necessidade de retrabalho.
Má relação com fornecedores: a desorganização do processo de compras se reflete na demora para elaboração de contratos e pagamento dos fornecedores.
Perda de vendas
Benefícios de um processo adequado
Economia de tempo e dinheiro
Redução de custos
Evita gastos desnecessários
Evitar erros
Melhorar o controle orçamentário da empresa
Evita a perda de produtos com validade.
Permite ao gestor efetuar uma movimentação financeira mais produtiva.
Permite que o gestor faça cotações diretamente pelo sistema e efetue compras melhores.
Registros de compras enviadas a fornecedores. Permite que o gestor veja um relatório do histórico de preços que lhe foram cobrados e que confira os pedidos com a nota de entrega. Possibilitando melhores negociações e evitando transtornos no recebimento de mercadorias.
Registros de entrada de compras de produtos.
Benefícios do Sistema:
O sistema permite que o gestor atualize os preços de venda de acordo com os reajustes das notas de compra enviadas automaticamente. Ganhando tempo e evitando margens muito pequenas ou prejuízos.
O módulo de compras dá uma visão clara do estoque para uma gestão mais fácil. Ele esclarece quais e quando produtos precisam ser comprados, com base em:
Análise de giro: O sistema envia uma sugestão de compra ao gestor levando em conta quanto do produto foi vendido em determinado período de tempo e quanto precisa ser comprado para evitar a falta ou quantidade inferior ou superior à necessidade real de vendas da empresa naquele período.
Análise de estoque mínimo: O gestor pode definir um estoque mínimo e fazer uma lista automaticamente dos produtos que estão abaixo do estoque mínimo.
Análise de pedido: Sugestão de compra enviada ao gestor após o pedido de compra ser registrado no sistema para que possa ser feito o envio/produção.
Vendas
O que é um processo de vendas?
Um processo de vendas consiste em um modelo de regras, ações e atividades utilizados por todos os envolvidos da área comercial. Ele deve ser ensinável, escalável, mensurável e previsível. Com ele, espera-se um ganho de eficiência e produtividade, reduzindo a margem de erros na operação.
Principais sub-processos e controles
Prospecção
Gestão de Vendas
Pós Vendas
Metas e Orçamentos
Comissionamento
Problemas de um processo inadequado
Alto índice de retrabalho e baixa produtividade
Falta de padrões organizacionais leva à dependência de talentos individuais
Perda de vendas por falta de controle das solicitações e pedidos
Falta de previsibilidade
Benefícios de um processo adequado
Reduz erros na operação;
Reduz o desperdício e perda de tempo;
Aumenta a produtividade de vendas;
Melhora a qualidade dos serviços prestados;
Treina e desenvolve colaboradores;
Define e controla processos;
Vende mais e com maior qualidade
Faturamento
O que é um processo de estocagem?
O faturamento como um processo, também conhecido como billing, é a área de uma empresa responsável por gerar as cobranças aos clientes após o fechamento de um negócio, emitir os documentos fiscais e despacho dos transportes quando necessário. Em outras palavras, trata-se do processo de emitir notas fiscais a partir de uma venda.
Principais sub-processos e controles
Faturamento
Gestão Fiscal
Gestão de cobranças (geração de controle)
Emissão de notas fiscais
Gestão de entregas
Problemas de um processo inadequado
Falta de controle junto a expedição
Excessos/falta de tributos
Má gestão de transportes que pode ocasionar fretes mais caros ou não recebimento da mercadoria (ou recebimento com atrasos) por parte do cliente.
Benefícios de um processo adequado
Otimização do espaço do estoque
Custos com estoque reduzidos
Prazos de entrega e produção, melhores atendidos.
Maior clareza no controle de estoque
Evita possíveis inconsistências, como faltas, excessos, avarias e furos.
Estocagem
O que é um processo de estocagem?
A estocagem é responsável pela organização, alocação e gerenciamento de materiais.
Principais sub-processos e controles
Recebimento
Conferência
Estocagem
Separação
Embalagem
Expedição
Problemas de um processo inadequado
Falta de produtos no estoque
Excessos
Avarias
Desconformidades
Furtos
Benefícios de um processo adequado
Otimização do espaço do estoque
Custos com estoque reduzidos
Prazos de entrega e produção, melhores atendidos.
Maior clareza no controle de estoque
Evita possíveis inconsistências, como faltas, excessos, avarias e furos.
Precificação
O que é um processo de precificação?
Precificação é o processo de definição de preços praticados pela sua empresa e quais políticas, segmentos e meios como define margem aplicada e critérios de preços para sua carteira de clientes.
Principais sub-processos e controles
Custos da empresa
Custos de produção/compra de bens e serviços
Carga tributária
Margem de descontos
Cálculo do markup
Definição do tipo de tabela de preços utilizada (por cliente, geral, por empresa, por região, categoria de cliente, dentre outros)
Problemas de um processo inadequado
Prejuízos financeiros para o negócio
Precificação incorreta de produtos ou serviços.
Prejudica o caixa e o capital de giro
Surgimento de riscos que podem levar à falência da empresa
Benefícios de um processo adequado
Crescimento do lucro, pois o empresário pode fazer a definição estratégica dos seus produtos ou serviços;
Facilidade para definir os limites de descontos, o que evita prejuízos resultantes da concessão equivocada;
Evita o risco de vender pelo custo ou ter prejuízos.
Comissionamento
O que é um processo de comissionamento?
Comissão é um incentivo ao vendedor que, além de ajudar a alavancar as vendas, recebe uma recompensa por venda ou por meta.
Principais sub-processos e controles
Acompanhamento das vendas
Definição de percentual de comissão
Criação de regras para comissionamento
Cálculo da comissão de cada vendedor
Definição de metas para o time de vendas e para a empresa
Problemas de um processo inadequado
As comissões, se negligenciadas, afetam a projeção financeira planejada pela empresa.
Vendas mal feitas e clientes insatisfeitos
Alto índice de churn
Benefícios de um processo adequado
Maior incentivo ao time de vendas
Maior acompanhamento e projeção das vendas
Crescimento do negócio com mais visibilidade e previsibilidade
Pagamentos
O que é um processo de pagamentos?
É o processo responsável por acompanhar os passivos e pagar as contas de uma empresa.
Principais sub-processos e controles
Transferência para pagamento de fornecedores;
Validação de contas bancárias;
Envio de comprovantes de pagamentos;
Emissão dos relatórios da rotina de contas a pagar;
Folha de pagamento;
Conferência de pedidos e notas fiscais;
Elaboração de fluxo de caixa;
Controle de disponibilidades financeiras no caixa e no banco;
Problemas de um processo inadequado
Atraso de pagamentos
Multas e juros de atraso
Problemas judiciais
Perda de credibilidade com fornecedores, clientes e colaboradores.
Benefícios de um processo adequado
Reduzir ou eliminar gastos desnecessários
Visão mais precisa das despesas
Evita atrasos, multas e processos judiciais
Recebimento e Cobrança
O que é um processo de recebimento e cobrança?
É uma atividade gerenciada pela tesouraria da companhia. Por meio dela, entradas e saídas de dinheiro são controladas, uma tarefa que dá suporte ao fluxo de caixa.
Principais sub-processos e controles
Verificação de todos os bens e serviços recebidos
Verificação de todos os pagamentos efetuados
Computar pagamentos e recebimentos no fluxo de caixa.
Problemas de um processo inadequado
A falta de visão do negócio em termos financeiros.
Grande risco de falência.
Benefícios de um processo adequado
Permite o equilíbrio entre as despesas e as receitas.
Auxilia nas grandes tomadas de decisão.
Caixas e Bancos
O que é um processo de caixas e bancos?
O fluxo de caixa é o controle das entradas e saídas, a conciliação bancária é a comparação do fluxo financeiro interno da sua empresa com o extrato bancário, tendo como objetivo encontrar e resolver a diferença entre eles, fazendo com que seu controle financeiro reflita a realidade.
Principais sub-processos e controles
Fechamento de caixa
Conciliação bancária
Problemas de um processo inadequado
Divergência de valores do fluxo financeiro com a conta bancária
Maiores riscos de erros de lançamentos e fraudes
Benefícios de um processo adequado
Maior controle de todos os lançamentos da empresa e identificação de possíveis falhas e divergências nas finanças.
Maior segurança e confiabilidade de dados.
Garante a saúde financeira da empresa e assegura que não haverá nenhum susto inesperado
Produção
O que é um processo de produção?
É o processo responsável pelo desempenho de técnicas de gestão da produção de bens e serviços. Possui como principal finalidade desenvolver produtos e serviços a partir de matéria-prima.
Principais sub-processos e controles
Compreender e desenvolver os objetivos estratégicos da produção;
Criar produtos, serviços e processos de produção;
Realizar planejamento e controle de produção;
Proporcionar melhoria contínua do desempenho da produção;
Gerar visão sistêmica do processo.
Problemas de um processo inadequado
Ineficiência na produção, que acarreta em atrasos de produção
Maiores custos com estoque e armazenagem
Perda de matérias primas.
Benefícios de um processo adequado
Garantir um alto índice de produtividade e menor índice de falhas e erros.
Diminuição do custo de produção e aumento da lucratividade
Resumo
Todo negócio segue a mesma estrutura, ele precisa:
Comprar produtos e serviços e fazer uma análise de giro.
Vender em um ou mais canais de venda.
Estocar produtos e fazer o controle de entrada, saída e devoluções. E caso tenha vários estoques, fazer a integração destes.
Produzir, controlando a necessidade de produção, prazos e custos.
Precificar os produtos e/ou serviços de acordo com todos os custos reais de cada canal de venda.
Comissionar os vendedores de acordo com métricas pré-estabelecidas.
Pagamentos de todos os custos da operação em dias, evitando multas por atraso.
Receber e cobrar dos clientes, evitando inadimplência ou cobranças indevidas.
Controle de Caixa e Bancos para tomar decisões de forma consciente.
Last updated